Politique de confidentialité — Palarena
1. Qui utilise vos données ?
L’éditeur de Palarena est identifié dans les mentions légales. Pour toute question sur vos données ou pour exercer vos droits, écrivez à contact@palarena.com.
Palarena est responsable des traitements nécessaires à son site, aux demandes de démonstration, au compte global, à la mise en relation, aux fonctions sportives transversales, à la sécurité et à sa relation commerciale avec les Clubs.
Le Club identifié sur l’offre et la confirmation est responsable de sa prestation sportive, de son fichier clients, de ses obligations légales et de sa facturation. Palarena traite également certaines données pour son compte, notamment pour héberger son planning, ses notes de gestion et ses justificatifs. L’information du Club est disponible sur sa fiche et avant la commande. Un même parcours peut comporter des traitements relevant de ces différents rôles.
2. Quelles données, et pour quoi faire ?
Nous recevons les données que vous fournissez, celles transmises par le Club ou l’organisateur de votre activité, les informations techniques produites pendant l’utilisation et les états de paiement transmis par Stripe. Les champs obligatoires sont signalés lors de la collecte ; sans eux, la demande ou la fonction concernée ne peut pas être traitée. Les informations facultatives ne sont pas nécessaires pour créer un compte de base.
| Utilisation | Données concernées | Fondement |
|---|---|---|
| Répondre à une demande de démonstration ou de rappel | nom, email, téléphone, Club, ville, sports, nombre de terrains, disponibilités et échanges | mesures précontractuelles demandées par la personne ; pour un contact représentant un Club, intérêt légitime à répondre à sa demande professionnelle |
| Créer et utiliser un compte | email, nom/prénom, identifiants, vérification, mot de passe haché, sessions et préférences ; téléphone et profil lorsqu’ils sont renseignés | exécution du service demandé |
| Utiliser une connexion Google, lorsqu’elle est proposée et choisie | identifiant Google, email, informations de profil autorisées | exécution de la connexion demandée ; Google traite également des données selon sa propre politique |
| Réserver, rejoindre et organiser une activité | identité des participants, Club, terrain, créneau, statut, prix et règles acceptées ; numéro de licence si l’activité le demande | exécution du service demandé ; pour les participants ajoutés par un tiers, intérêt légitime à organiser l’activité, sous réserve de leurs droits |
| Payer une réservation ou un pass proposé par un Club | références Stripe, marque et derniers chiffres de carte, échéance, montant, mandat de paiement, abonnement/pass, débit, remboursement et contestation | exécution du service demandé ; conservation ciblée des preuves pour obligations légales ou défense des droits |
| Conserver une carte pour faciliter de futurs achats distincts | référence de carte chez Stripe, éléments d’affichage et preuve du choix | consentement séparé, facultatif et révocable ; il ne se déduit pas de l’acceptation des CGU |
| Utiliser un profil sportif et les matchs ouverts | pseudonyme, photo facultative, ville, sport, niveau, réponses au questionnaire, résultats, historique de niveau et participation | exécution de la fonction sportive demandée ; la visibilité dépend du contexte annoncé dans l’interface |
| Recevoir les confirmations et notifications du service | coordonnées, contenu transactionnel, événements d’envoi, préférences et notifications dans l’application | exécution du service ; intérêt légitime à assurer la délivrance et résoudre les incidents |
| Souscrire et gérer un abonnement professionnel | représentant du Club, habilitations, contrat, factures et état du compte Stripe | exécution du contrat ou intérêt légitime à gérer les contacts professionnels ; obligations comptables |
| Assurer le support, la sécurité et traiter les signalements | échanges, accès, IP, navigateur, journaux de sécurité côté serveur, actions administratives, éléments strictement utiles à une réclamation | intérêt légitime à protéger le service et ses utilisateurs ; obligation légale lorsqu’elle s’applique |
| Activer les diagnostics facultatifs du Manager ou de l’administration | navigateur, erreurs et performances techniques, session technique de diagnostic ; selon l’environnement et la fonction activés | consentement facultatif, modifiable et révocable dans les réglages de confidentialité |
| Recevoir des nouvelles commerciales | email ou autre canal choisi, choix et preuve de ce choix | consentement ou exception légale applicable ; en France, intérêt légitime pour une prospection professionnelle en rapport avec la fonction du destinataire, avec opposition simple |
| Mesurer l’audience | données techniques de navigation, selon l’outil activé | consentement facultatif pour la mesure d’audience Umami du site |
Le refus de conserver une carte pour de futurs achats n’empêche pas la commande en cours. Les données et le mandat nécessaires à cette commande, à son paiement différé ou à un abonnement déjà souscrit peuvent rester conservés pour cette seule finalité.
Les invitations, confirmations de réservation et messages de sécurité ne vous inscrivent pas à une liste commerciale. Vous pouvez refuser la prospection à tout moment, au moyen du lien du message ou en nous écrivant. Le retrait du consentement ne remet pas en cause les traitements déjà réalisés. Lorsqu’un message commercial relève de la législation canadienne antipourriel, nous appliquons ses règles de consentement ou son exception précise, d’identification et de désinscription ; une adresse professionnelle ne suffit pas à autoriser l’envoi.
Si vous demandez une recherche à proximité, la localisation fournie sert à cette recherche. L’autorisation du navigateur concerne l’accès au terminal ; elle ne constitue pas une autorisation générale de réutiliser votre position.
Nous ne demandons pas de données médicales pour créer votre profil. N’en insérez pas dans une description ou une note libre. Le Club vous informe séparément s’il doit recueillir un justificatif particulier pour son activité.
3. Qui peut voir ces informations ?
Le Club et ses personnes habilitées accèdent aux données nécessaires à leur activité : participants, contact utile, réservation, pass vendu par ce Club, encaissement et réclamation. Cette transmission ne l’autorise pas à vous envoyer automatiquement de la publicité. Votre profil sportif est accessible aux utilisateurs connectés et peut présenter vos prénom, nom, pseudonyme, photo, niveaux et statistiques sportives. Un lien d’invitation à un match permet à ses détenteurs, y compris sans compte, de voir les noms et photos des participants : partagez-le uniquement avec les personnes concernées. Les profils sportifs et liens d’invitation n’affichent pas vos coordonnées de contact ni vos informations financières.
Les listes de participants aux événements du Club ont des règles distinctes : elles peuvent afficher une initiale aux visiteurs sans compte, ou le prénom et la photo aux utilisateurs connectés, sans nom complet ni coordonnées. Pour un tournoi homologué, l’accès à la liste est réservé aux inscrits et peut rester limité à leur propre inscription tant que leur retrait est gratuit. Ces restrictions ne s’appliquent pas de la même façon à un lien d’invitation de match partagé par un organisateur.
Si un Club vous ajoute comme invité, il nous transmet les données de participation et de contact qu’il a recueillies. Cela ne crée pas, à lui seul, un compte vous permettant de vous connecter. Vous pouvez demander leur rectification ou signaler une erreur à Palarena ou au Club. L’accès à un compte et le rattachement à son historique nécessitent les vérifications prévues par le service. L’information sur cette collecte indirecte est fournie dès que possible, au plus tard au premier contact ou à la première transmission à un autre destinataire si elle intervient avant, et dans tous les cas sous un mois, sauf exception légale applicable.
Les photos et autres médias destinés à l’affichage sont distribués par des adresses publiques de stockage et de cache ; une personne qui possède cette adresse peut accéder au fichier. N’y déposez pas de pièce confidentielle. Lors d’une demande de retrait fondée, nous traitons le fichier et les caches que nous maîtrisons ; les copies déjà enregistrées indépendamment par des tiers ne sont pas automatiquement effacées par le retrait du fichier source.
Nos collaborateurs autorisés et les prestataires nécessaires peuvent traiter des données pour l’hébergement, le stockage, les emails, le rendez-vous, l’authentification ou le paiement. La liste des prestataires précise leurs services, leurs rôles et les informations de transfert. Palarena ne vend pas vos données.
Stripe recueille directement les données nécessaires au paiement. Palarena ne stocke ni le numéro complet de carte ni le cryptogramme. Les paiements de prestations sont effectués auprès du Club sur son compte Stripe ; l’abonnement logiciel du Club est payé à Palarena. Stripe intervient selon les traitements comme sous-traitant ou comme responsable, notamment pour ses contrôles réglementaires et la prévention de la fraude. Voir sa politique de confidentialité.
Certains prestataires peuvent traiter des données hors de l’Espace économique européen. Si vous utilisez l’offre d’un Club établi hors de cet espace, ce Club peut également accéder aux données nécessaires à sa prestation, y compris par son interface ou un export. Il s’agit d’un destinataire distinct des prestataires techniques. Le transfert nécessite un mécanisme adapté au destinataire : décision d’adéquation dans son champ exact, ou garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types, avec mesures complémentaires lorsque nécessaires. L’adéquation du Canada concerne les organismes commerciaux soumis à la LPRPDE ; celle des États-Unis concerne les organismes participants au cadre UE–États-Unis de protection des données. La liste précitée décrit les services et les informations de localisation disponibles ; elle ne constitue pas, à elle seule, une preuve de contractualisation des garanties. Une copie ou une description des garanties applicables au flux qui vous concerne peut être demandée à notre contact vie privée, sous réserve des informations confidentielles à protéger.
4. Combien de temps ?
Les données de travail sont distinctes des pièces conservées pour une obligation légale ou un litige. Ces archives ne servent pas à la prospection ni à maintenir un profil public.
| Données | Durée ou critère |
|---|---|
| Compte et profil | durée d’utilisation ; examen après 3 ans sans activité, avec préavis de 30 jours avant suppression lorsque le contact reste possible ; les prestations en cours sont traitées séparément |
| Demande de démonstration sans suite | 12 mois après le dernier échange ; si une relation commerciale commence, conservation dans son dossier |
| Prospection commerciale autorisée | jusqu’au retrait ou à l’opposition, au plus 3 ans après le dernier contact actif du prospect ou la fin de la relation commerciale |
| Preuves de réservation, paiement et contrat | pièces nécessaires pendant 5 ans après la prestation ou la fin de la relation concernée ; archivage de 10 ans lorsqu’une obligation spécifique l’impose, notamment le contrat électronique d’au moins 120 € relevant de l’obligation française ; ce seuil en euros n’est pas transposé à un montant en dollars |
| Factures et pièces comptables | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné |
| Notifications dans l’application | 90 jours ; un justificatif contractuel transmis par email suit la durée de sa preuve |
| Traces ordinaires d’envoi d’email | 12 mois ; événements techniques de livraison et de paiement : 90 jours lorsque leur traitement est terminé |
| Journaux techniques d’application et traces de diagnostic | 7 jours dans le dispositif d’observation courant ; les sessions suivent leur durée de validité et les traces de sécurité ciblées sont conservées jusqu’à 12 mois |
| Assistance courante | 12 mois après clôture ; seules les pièces utiles à une réclamation ou à un contentieux sont archivées plus longtemps |
| Données sous-traitées pour un Club | durée des instructions licites du Club et de la prestation, puis restitution et suppression selon le contrat professionnel |
Une demande d’effacement n’entraîne pas la destruction d’une facture devant être conservée ni l’annulation automatique d’une réservation. Nous vous indiquons les données conservées, leur motif et leur échéance. Un litige peut justifier la conservation restreinte des seules pièces concernées. Les sauvegardes expirent selon leur cycle documenté ; lors d’une restauration, les suppressions et restrictions déjà décidées sont réappliquées.
5. Vos droits
Dans les conditions prévues par le RGPD, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité pour les traitements concernés, ainsi que d’opposition aux traitements fondés sur l’intérêt légitime. L’opposition à la prospection commerciale est possible à tout moment. Vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Écrivez à contact@palarena.com. Les demandes sont gratuites en principe. Pour les demandes relevant du RGPD, nous répondons dans un mois ; si leur complexité ou leur nombre justifie une prolongation de deux mois supplémentaires, nous vous en informons, avec le motif, dans le premier mois. Une vérification d’identité proportionnée peut être nécessaire en cas de doute raisonnable. Nous ne demandons pas systématiquement de pièce d’identité.
Pour les données propres au Club, nous vous orientons vers son contact ou lui transmettons la demande nécessaire ; nous traitons nous-mêmes la partie relevant de Palarena. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL ou de l’autorité compétente pour votre situation.
Lorsque la législation canadienne ou québécoise de protection des renseignements personnels s’applique, vous pouvez exercer les droits qu’elle prévoit, notamment l’accès et la rectification, et adresser une plainte au même contact. Le délai ordinaire de réponse à une demande d’accès est alors de 30 jours ; toute prolongation doit être autorisée par le régime concerné et annoncée dans le délai applicable. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou la Commission d’accès à l’information du Québec peut être saisi selon le traitement. Les données peuvent être traitées hors du Québec, notamment en France, selon les destinataires et garanties décrits ci-dessus.
Votre niveau sportif initial est calculé à partir des réponses au questionnaire ; il peut évoluer selon les résultats des rencontres compétitives confirmées. Il sert à présenter votre profil, les classements et les activités adaptées. Vous pouvez demander des explications, contester un score par le parcours proposé ou demander un réexamen au support. L’utilisation d’une décision exclusivement automatisée ayant un effet juridique ou aussi important nécessite une information et des garanties particulières avant sa mise en place.
6. Mineurs et sécurité
Palarena est réservé aux personnes majeures, conformément aux CGU. Aucune date de naissance n’est demandée : l’utilisateur déclare remplir cette condition en créant son compte.
Palarena organise des accès limités aux personnes habilitées et met en œuvre des mesures de protection adaptées aux risques. En cas de violation de données, l’opérateur examine les conséquences, documente l’incident et effectue les notifications requises, notamment aux personnes lorsqu’un risque élevé le justifie.
7. Cookies et services intégrés
Les opérations strictement nécessaires à la connexion, à la sécurité et à la fonction de paiement demandée peuvent être exemptées de consentement lorsqu’elles remplissent les conditions légales. Les autres traceurs exigent votre accord préalable. L’inventaire effectif et le moyen de modifier votre choix sont disponibles à Traceurs et services intégrés.
Un rendez-vous peut être organisé avec Calendly lorsque vous demandez cette fonction. Un accès à un service tiers lui transmet certaines informations techniques et, si vous les fournissez, vos coordonnées et votre créneau. Le chargement sur demande ne dispense pas de recueillir un consentement pour les traceurs qui en exigent un. Vous pouvez aussi demander un rendez-vous à contact@palarena.com.
La mesure d’audience Umami de la landing et le diagnostic technique Grafana Faro du Manager ou de l’administration, lorsqu’ils sont configurés, restent désactivés sans votre accord. Chaque application propose son propre choix, valable 180 jours dans ce navigateur, modifiable depuis les réglages de confidentialité. Le retrait arrête les envois ; un rechargement explicite retire les composants de diagnostic déjà chargés. Leur stockage et leur durée sont décrits dans cet inventaire. Le simple fait qu’un outil soit auto-hébergé ou annoncé « sans cookies » ne constitue pas une dispense générale de vérification.
Une modification substantielle de cette politique est annoncée aux personnes concernées. La version et sa date d’application restent identifiables.